Tổ chức sự kiện khai trương

Tổ chức sự kiện khai trương là sự kiện trọng đại

Tổ chức sự kiện khai trương là một sự kiện lớn đối với bất kỳ cơ quan, đơn vị nào. Có được sự thành công trong buổi khai trương thành công là sự khởi đầu tốt đẹp, truyền tải được tới khách hàng những thông điệp riêng và năng lực của công ty bạn.

Tổ chức sự kiện khai trương không đơn thuần chỉ là việc tổ chức một buổi lễ ra mắt, mà đây còn là dịp quảng bá sản phẩm, dịch vụ của mình tới nhiều người. Vì vậy sự ấn tượng, độc đáo là điều mà khách hàng luôn quan tâm, chú ý.

Tổ chức sự kiện khai trương không chỉ hứa hẹn một tương lại vững chắc mà còn khẳng định đẳng cấp và vị thế của doanh nghiệp với khách hàng và đối tác.

Tổ chức lễ khai trương chính là hoạt động chúc mừng cho sự khởi đầu cho một công việc sẽ suôn sẻ và thành công. Hằng năm, với nhiều đơn vị doanh nghiệp mở ra đồng nghĩa với hàng trăm các đơn vị sự kiện đang đón chờ sự hợp tác. Tổ chức lễ khai trương trước đây không có nhiều điểm đặc biệt nhưng ngày nay việc tổ chức lễ khai trương dường như trở nên có tính chất quy mô và chuyên nghiệp hơn rất nhiều .

Tổ chức lễ khai trương ở mỗi đơn vị doanh nghiệp có thể sẽ mang những tính chất và yêu cầu khác nhau, tất nhiên về những yếu tố cơ bản cần có trong một chương trình khai trương vẫn được giữ lại và có thể thêm một chút những ý tưởng mới mẻ trong hình thức tổ chức sự kiện khai trương. Khi làm tổ chức sự kiện khai trương, những người làm chương trình cần phải nẵm rõ những yếu tố cần thiết mà tổ chức lễ khai trương cần có và cần làm nhằm để phù hợp với truyền thống, và sự hài lòng của khách hàng .

Quy trình tổ chức lễ khai trương

Quy trình tổ chức lễ khai trương được thực hiện một các sáng tạo trên cơ sở những bước cơ bản của tổ chức sự kiện. Quy trinh lễ khai trương, khánh thành, khởi công… Để đánh dấu sự hoạt động của một công ty, nhà máy, doanh nghiệp, cửa hàng,... thì buổi lễ khai trương, khánh thành là thật sự cần thiết nhằm công bố cho đối tác, khánh hàng của bạn về sự hoạt động của doanh nghiệp mình.

Event thực sự hiểu rằng buổi lễ khai trương, khánh thành không chỉ để thỏa mãn nhu cầu của người tham gia mà còn là công cụ quảng bá thương hiệu của bạn đến với đối tác và khách hàng của bạn. Hãy cùng tổ chức sự kiện thành công nhất.

1. Nhận thông tin từ khách hàng/cấp trên

Người làm Event có được những thông tin cơ bản: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đối với Event… từ đó sẽ xác định được hướng đi cho công việc tổ chức sự kiệncủa mình.

2. Phân tích & tư vấn

Hình thành chủ đề, ý tưởng cho buổi lễ khai trương. chi phối toàn bộ sự kiện.

3. Báo giá

Giá của dịch vụ tổ chức lễ khai trương phụ thuộc vào số lượng nhân sự sự kiện, phụ thuộc vào số lượng thiết bị sư kiện. Ngoài ra giá còn phụ thuộc vào các hạng mục đi kèm khác: tổ chức tiệc ăn uống kèm theo. Chúng tôi sẽ lập kế hoạch & ngân sách chi tiết và triển khai các yếu tố kỹ thuật để thực hiện trương trình.

4. Ký hợp đồng

Ký kết hợp đồng, thống nhất về các hạng mục của sự kiện.

5. Chuẩn bị cho lễ khai trương

• Lên danh sách số lượng khách hàng mời;

• Khảo sát địa điểm;

• Thiết kế và in vẽ sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức lễ, thiết kế thư mới, banner, bannerol, backdrop sân khấu…

• Viết kịch bản cho buổi lễ - In ấn và phát hành thư mời;

• Tiến hành xin giấy phép treo banner quảng cáo ở Sở văn hóa và du lịch.

6. Tiến hành tổ chức lễ khai trương

• Thi công dàn dựng trang trí

Bên ngoài khu vực lễ: treo banner doc, banderol ngang, cờ phướn, cờ đu xung quanh khu vực lễ.

Khu vực cổng chào lắp đặt cổng chào (cổng hơi), cột barrier và thảm đoe, cây kiểng lối đi vào Khu vực lễ.

Khu vực lễ: lắp đặt nhà bạt, sân khấu, backdrop, thảm trải, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí.

Khu vực Khai trương, khánh thành: cắt băng khánh thành.

Khu vực tiệc (nếu có) - Dọn dẹp vệ sinh.

• Nội dung lễ khai trương

Tiếp tân (có thể do bên Tổ chức cung cấp) mặc đồng phuc đón khách và cài hoa đại biểu lên áo cho Khách mời.

Lân sư rồng đón khách múa trống mở màn (nếu khách yêu cầu).

Văn nghệ chào mừng.

Dẫn chương trình (nắm rõ đường dây kịch bản) (dẫn chương trình có thể do bên Tổ chức cung cấp).

Tuyên bố lý do: thông báo mục đích ý nghĩa của buổi lễ.

Giới thiệu đại biểu.

Giới thiệu phát biểu của doanh nghiệp (chủ đầu tư, lãnh đạo ban Chính quyền địa phương…).

Nghi thức lễ khánh thành: cắt băng khánh thành, nghi thức đặc biệt.

Tiếp tân tiễn khách ra về, tặng quà (nếu có).

7. Kết thúc buổi lễ khai trương

• Tháo dỡ thu gọn tất cả thiết bị;

• Dọn dẹp vệ sinh trả mắt bằng cho doanh nghiệp, địa phương. 

7 bí quyết cần chú ý khi tổ chức sự kiện khai trương

Thử tưởng tượng công việc tổ chức sự kiện như trò chơi ghép hình, muốn có một bức tranh đẹp, chúng ta cần phải xác định được vị trí chính xác của các mảnh ghép, bức tranh càng lớn chúng ta cần càng nhiều mảnh ghép, cần càng nhiều sự chính xác, tỉ mỉ, tập trung cao độ để có thể đặt từng mảnh ghép vào vị trí duy nhất mà nó phải được đặt.

Vậy thì người tổ chức sự kiện sẽ là một nghệ nhân, họ cũng sẽ phải tạo ra một tác phẩm, điểm khác nhau duy nhất là tác phẩm đó là sự kết hợp hoàn hảo của nhiều người, nhiều công cụ, nhiều yếu tố, nhiều rủi ro và áp lực của người tổ chức sự kiện trước, trong và sau sự kiện đều ở mức cao, đặc biệt là trong sự kiện, mọi sự cố đều có thể ập đến bất cứ lúc nào.

Người chịu trách nhiệm quản lí phải luôn sẵn sàng tinh thần và dự trù các giải pháp để giải quyết những tình huống bất ngờ nhất. Nếu không làm tốt công tác đó, một sự kiện hoàn toàn có thể trở thành thảm họa và phản tác dụng ngay lập tức.

Một số điều sau đây sẽ giúp bạn thành công trong công tác tổ chức sự kiện:

1. Xác định đúng đối tượng khách hàng mục tiêu

Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng.

VD Thử tượng tượng một sự kiện về công nghệ thông tin lại toàn những quý bà, quý cô đang muốn tìm nơi mua sắm, bạn sẽ thấy kì cục đến mức nào? Phải biết khách hàng của bạn là ai để tạo ra một chủ đề phù hợp và xuyên suốt sự kiện.

2. Tạo ý nghĩa cho sự kiện

Đừng vội vàng tung ngay sản phẩm hay dịch vụ. Hãy từ tốn hướng dẫn họ, cung cấp mọi thông tin cần thiết thực sự có ý nghĩa và giá trị trước khi thực hiện hoạt động bán hàng.

3. Sự kiện phải gây được ấn tượng

Trong điều kiện ngân sách cho phép, đừng ngại tạo sự độc đáo, thu hút cho sự kiện. Tầm ảnh hưởng của sự kiện càng rộng, càng có ích cho doanh nghiệp bạn.

4. Sử dụng một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Vẫn biết tự các doanh nghiệp cũng có thể tự lực tổ chức, tuy nhiên, nếu thấy không ổn về vấn đề nào đó, hoặc không đo lường được hiệu quả truyền thông của sự kiện, hãy nhờ đến một công ty uy tín để có thể quản lí quy trình của sự kiện và có khả năng lặp lại bao nhiêu lần chào hàng sản phấm đến khách hàng một cách có hiệu quả.

5. Quảng bá cho sự kiện

Doanh nghiệp bạn đầu tư chi phí khủng, thuê địa điểm thuộc hạng sang, lên kế hoạch chương trình vô cùng chi tiết, trang hoàng nơi tổ chức sự kiện thật lộng lẫy nhưng không ai biết đến, điều này thật khủng khiếp. Luôn ghi nhớ là sự nhận diện cao, đúng lúc, đúng nơi, đúng đối tượng, sự kiện càng thành công và đạt được mục tiêu ban đầu bạn đề ra.

6. Đừng quên liên tục tạo lập các mối quan hệ xung quanh

Mục đích chính của tổ chức sự kiện là bạn có thể tạo mối quan hệ với những người được mời một cách trực tiếp. Hãy để cho họ cảm thấy được chào đón và trân trọng và khả năng họ trở thành những khách hàng tiềm năng trong tương lai là rất cao.

7. Giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp sau sự kiện

Một email cảm ơn sự có mặt của khách mời có lẽ là sự lựa chọn đúng đắn trong trường hợp này. Đồng thời hãy nhớ hỏi ý kiến của họ về sự kiện, ý kiến của họ sẽ là những lời khuyên hữu ích cho kinh nghiệm tổ chức sự kiện của bạn

Đặt dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương uy tín ở đâu?

Tìm thông tin đặt dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín hơn tại Muabannhanh.com. Cập nhật nhanh thông tin các công ty, đơn vị chuyên tổ chức sự kiện, dịch vụ cụ thể, xem ngay Công ty tổ chức sự kiện

Nguồn: http://tochucsukienvip.com/to-chuc-su-kien-khai-truong-260.html